Ce sont des logiciels qui permettent de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise, en intégrant l'ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines,... la gestion comptable et financière, l'aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution, l'approvisionnement, le commerce électronique etc...

Le principe fondateur d'un progiciel est de construire des applications informatiques (paie, comptabilité, gestion de stocks…) de manière modulaire (modules indépendants entre eux) tout en partageant une base de données unique et commune. Cela crée une différence importante avec la situation préexistante (les applications sur mesure existant avant les progiciels) car les données sont désormais supposées standardisées et partagées, ce qui élimine les saisies multiples et évite (en théorie) l'ambiguïté des données multiples de même nature.

L'autre principe qui caractérise un progiciel est l'usage systématique de ce qu'on appelle un moteur de workflow (qui n'est pas toujours visible de l'utilisateur), et qui permet, lorsqu'une donnée est entrée dans le système d'information, de la propager dans tous les modules du système qui en ont besoin, selon une programmation prédéfinie.

Ainsi, on peut parler d'ERP ou progiciel lorsqu'on est en présence d'un système d'information composé de plusieurs applications partageant une seule et même base de données, par le biais d'un système automatisé prédéfini éventuellement paramétrable (un moteur de workflow).

On a besoin d’un ERP parce que chaque entreprise a, au fil du temps, mis en place ses propres processus de gestion, ses propres méthodes de travail, il est parfois difficile (voir impossible) de trouver un logiciel qui permet de reproduire ces habitudes de travail. Aussi vos clients sont de plus en plus demandeurs de services en ligne, parce que vous avez besoin d'optimiser vos temps de production et de travail, parce que vous souhaitez vous équiper de solutions modernes et pertinentes, dotez-vous d'un progiciel parfaitement adapté à votre métier.

Les tableaux Excel, les bases de données, ou les logiciels comme Access, permettent de développer très simplement des outils optimisant les temps de création de devis, de planification de production, ou tout autre besoin rationnel au sein de votre entreprise.